オフィス家具が決まらない!決められない!どうやって進めれば良いの?
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オフィス家具が決まらない!決められない!どうやって進めれば良いの?

hataraku編集室

いま、オフィスで使っている机や椅子といったオフィス家具の数々。オフィス担当者(総務部が担当しているケースが多い)が、どのようにオフィス家具を選定されたかご存じですか?

個人的な引っ越しでも、配置や家具の選定にものすごく時間をかける方も多いですよね。おそらく、オフィス担当者も利用する社員の方を思い、悩んだ末に、現在の家具を選定されたと思います。

自分の部屋だったら、模様替えもどんなデザインにしようか、どんなインテリアにしようかと考え、悩むのも「楽しみ」の一つ。しかしオフィスは個人のものではなく、社員全員がオフィスに出社するたびに、その家具を利用し、長時間にわたり仕事をするわけですから、責任重大。

しかも家具やインテリアは、その人の個性が最も出やすいところでもあります。さらにはオフィスの内装や雰囲気にも合わせなければなりません。「カフェみたいなお洒落な方が・・・」「もう少しインパクトのある・・・」「ここはシックな雰囲気を大切に・・・」

オフィス担当者は、社員の皆さんにある程度の納得をしてもらう必要があるため、苦労されたと思います。

今回のhatarakuでは、たくさんあるオフィス家具の選択肢の中から、どうやってオフィス家具を選んでいけば良いのか、ご紹介していきます。いつかあなたがオフィス担当者になったとき、必ずお役に立てることでしょう。

オフィス家具が決まらないのには2つの理由がある

オフィス担当者を悩ませるオフィス家具の選定。オフィス移転やオフィスリニューアルの際に「オフィス家具が決まらない」ということも多々あります。まずは、その理由について、考えてみようと思います。大きく分けて2つの理由を説明します。

オフィス家具が決まらない理由その1 タイミング・スケジュール

まず一つ目は、オフィス家具の選定が、後回しにされやすいということ。

オフィス家具を買い替えは、基本的にオフィス移転、オフィスリニューアルのタイミングが多いと言われています。その工程は、「設計」→「工事」→「引っ越し」と進んでいきます。オフィス家具の納品は、その中の最後「引っ越し」のタイミングとなります。

オフィス移転までには、レイアウトの設計やデザイン、工事についてなど打合せを繰り返すわけですが「オフィス家具」については先延ばしにされるこが多く、「次回の打ち合わせで・・・」がまた次回、そのまた次回と。

執務デスクや執務椅子は、引っ越し先になければ、仕事ができませんので、まだ優先(?)されますが、休憩スペースや打合せスペースのオフィス家具は、ギリギリまで決まらないこともあるわけです。

この「後回しにできる」といった時間的な余裕は、引っ越しが近づくにつれて、オフィス担当者を悩ませることに。オフィス家具の選択肢が多くあるなかで、「どの家具に決める?」「予算はどれだけ残っている?」「納品は間に合う?」このようなやり取りに慌てることが無いように、オフィス家具選定のスケジュールには余裕を持って進めること、できる準備は先に行うことをお勧めします。

オフィス家具が決まらない理由その2 機能

オフィス家具は、床材や壁紙などと違い、「機能」が備わっています。それが二つ目の理由です。

椅子で言うのであれば、リクライニングやひじ掛けといった機能に加え、座り心地や感触、長時間利用時の身体への負担など、社員の方が使用するなかで直接、そのオフィス家具への評価が下されます。

「ん?なんかクオリティ下がった?」「安い家具にした?」「前の方が良かったな・・・」

社員の方は新しいオフィスの使い心地やその印象を、利用するそのオフィス家具から判断することもあります。オフィス移転の成功、その社員の満足度を左右するポイントがオフィス家具にあるわけですから、オフィス担当者は慎重にならざるを得ません。当然、色合い、デザインなどセンスも問われ。「オフィス家具を決められない」となるわけです。

オフィス移転で、心機一転という気持ちが会社側も社員の方々もあるでしょう。良いスタートを切るためにも、オフィス家具の選定は、オフィス家具メーカーやオフィス構築を担当する会社に相談し、実際に触ってみる、座ってみる、グレードを確認することをお勧めいたします。いまの家具との違いなどをまとめるのも良いと思います。

家具はカタログだけで決めようとすると失敗してしまう

オフィス家具選定の際、実際に触ってみる、座ってみることの大切さをお伝えしましたが、カタログの写真から絞り込む際も注意が必要です。その写真だけで判断するのは失敗のもと、ということがあります。

オフィス家具に限った話ではありませんが、カタログの写真、その商品がより美しく見える背景やモデルも含めたひとつの作品です。いざ、自社のオフィスに置いてみたら「何かイメージと違うね」となることもあるでしょう。

そしてもうひとつ、例えば4人でカタログをそれぞれ持ちながら家具を決めるとします。すんなりと決まると思いますか?

1人はAが良いと言い、1人は何でも良いと言い、1人はBが良いと言い、1人はみんなに合わせるよ、となった場合。候補は「A」と「B」になるのですが、そのジャッジはどうやってするのでしょうか?

そもそも、本当に「A」か「B」の二択で良いのでしょうか? もしかしたら、誰も提案をしていない「C」が良い場合だってあるかもしれません。

オフィス家具選定のタイミングは、プロジェクトの終盤になりがちと言いましたが、慌ててカタログの写真だけで、見て決めなければいけない場面もあるかもしれません。

では、失敗のリスクを最小限に収めるには、どうすれば良いのか。

それは、ジャッジする指針、すなわちオフィスのコンセプトを今一度、確認することです。おそらく、オフィス移転やオフィス改修には明確なコンセプトが示されていると思います。自然を感じるオフィス、アイデアを創出するオフィス、活気のあるオフィスなど。

そのコンセプトに沿ってオフィス家具を選定していけば、「この家具だとコンセプトに合っているね」「この家具は、コンセプトから少し離れているかも」といった会話ができるので、選ぶ人の感性だけで決まることはありません。そして統一感のあるオフィス空間を実現することができるのではないでしょうか。

兎にも角にも迷ったらコンセプトに立ち返る。オフィス家具の選定には、そのオフィス全体のコンセプトがとても重要になるわけです。

上級編!コンセプトの次はタグ付けをする

オフィス家具を選定するのに、もう一つ考えておきたいのが「タグ付け」。コンセプトがあった上での話ですが、

例えば・・・

スチール脚の家具:システムチック、冷静、知的

レザーの張地:カジュアル、遊び心、年代

といった印象を与えます。

選んだ家具にキーワードや印象を当てはめていくことが「タグ付け」です。

そうしていくことで、後はコンセプトと照らし合わせてみればベストなオフィス家具を選ぶことができるでしょう。

ただ気をつけなければいけないこともあります。

先ほど「レザーの張地:カジュアル、遊び心、年代」とタグ付けしたものの、シックな雰囲気の応接室に置いてみるとどうでしょうか?

「年代」のタグはそのまま生きるかもしれませんが、「カジュアル」「遊び心」が当てはまらず、「厳か」「役員」「ラグジュアリー」といったタグが当てはまることもあります。

選んだ家具がどんな雰囲気の、どの部屋に使われるのかということも考えた上で、タグ付けをする必要があるということです。

今回ご紹介したのは、どうやってオフィス家具を選んでいけば良いのかということでした。

改めて伝えるとすれば、

・スケジュールに余裕をもつ
・家具の選定が後回しになっても準備は先に
・可能であれば、実際に見て、触って、座ってみる
・オフィスのコンセプトと照らし合わせる
・タグ付けしたイメージと配置される場所のイメージを照らし合わせる

オフィス移転、オフィス改修の成功を決定づけるのがオフィス家具の選定。

予算やスケジュールでさまざまな制限がでてくるかもしれませんが、納得が行くまで悩みぬくと言うのも良いのかもしれません。

オフィス担当者のその苦労、その努力は、その思いは、オフィスを利用する社員の皆さんに、オフィス家具を通して必ず伝わると思います。


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