拠点や部署が多い企業では、備品購買時の作業や取引管理が煩雑になります。いつどこで誰が何を購入したか「見える化」したくても、リソースが足りず請求業務に追われてしまうこともあるでしょう。購買先が複数に分かれていて、全体像を把握することが難しいケースも考えられます。本記事では、備品購買にありがちな課題について見ていくとともに、清和ビジネスの購買支援サービスのメリットおよび導入事例についてご紹介します。

最初に：企業の備品購買における課題とは？

業務の内容や形態にもよりますが、備品購買にはさまざまな課題がつきものです。ここでは、企業の備品購買に関する典型的な課題を3つご紹介します。

＜課題１＞備品購買の管理・統制が難しく、事務処理が煩雑になってしまう

多くの法人を運営している法人グループ、部署が多い事業者、事業規模が大きく各地に拠点（店舗など）を持っている企業。こういったところでは、備品購買の管理・統制が困難になります。

例えば、「備品購買の際には役職者の承認が必要」という社内ルールが設けられているとします。しかし、急を要する場合に特例処理が行われるなど、ルールが厳格に守られない場面が出てきます。また、会社の業務形態によっては、社員各々に備品購買の経費がつくこともあるでしょう。それぞれの社員が備品を購入すると、購買数は膨大になり、誰がどこで何を購入したか管理するのは難しくなります。

そのほか購買管理ができないために、備品の在庫切れが起きてしまい、業務が滞ってしまうケースもあるでしょう。「備品の注文サイクルが早すぎる部署がある」といった異変に気づく機会を失うリスクもあります。購買を管理する部署の経費処理・請求書処理業務が煩雑になる問題も見過ごせません。

＜課題２＞購入する備品の種類・数が多く、発注に手間がかかる

事業内容によっては、購買する備品の種類や数が多岐にわたる企業も多いでしょう。たくさんの商品の中から必要な備品を探し出したり、買い忘れがないかチェックしたりするのは、大きな手間がかかってしまいます。

＜課題３＞業者側で発注・納品のタイミングや方法が定められており不便

備品の発注先業者によっては、発注・納品のタイミングや方法が定められている場合があります。業者によっては週に1回、決まった曜日にしか発注できないケースもあるでしょう。

発注日が固定されていると、長期休暇などで営業日がイレギュラーになった場合、発注予測が困難になります。在庫のストックを保管しきれなくなることもあるでしょう。また、発注方法がファクスのみと指定されている場合、デジタルデータとして履歴を残せないため、不便を感じることもあります。

清和ビジネスの購買支援サービス「ソロエルアリーナ」で課題解決。

これらの課題を解決するのが、清和ビジネスの「ソロエルアリーナ」導入及び運営支援サービスです。

ソロエルアリーナは、通常のアスクルサービスに「ボリュームディスカウント」と「購買管理機能」を付加した一括購買システムです。インターネット上で利用でき、管理や運用にかかるコストは0円。購買量に応じて割引が適用される「ボリューム・ディスカウント（最大10%割引）」も備えられています。

ポイントは、企業様の課題に合わせて「ソロエルアリーナ」の機能を活用し、運用することが課題解決への一歩であること。清和ビジネスは「アスクル正規取扱販売店」として、企業様の課題のヒアリングを重視し、お客様の状況に合わせて導入から導入後までをサポート。導入後も不明点があれば迅速に解決できる、万全のアフターフォロー体制を用意しており、安心してお使いいただけます。

導入によって期待できるメリットは、大きく分けて4つです。

（メリットその１）購買に関する管理・統制が可能になる

清和ビジネスの購買サービスを導入すれば、把握しにくい購買プロセスを全て「見える化」できます。誰がどこで何をいつ買ったのか一目瞭然になるため、無駄遣いの実態も把握可能です。購買の際に必ず承認が必要になるよう設定もできます。これらの機能によって、購買業務の内部統制を強化できるでしょう。

（メリットその２）コスト削減

例えば、部署ごとに購入していた備品を、清和ビジネスの購買サービスで一括購入することで、購買量に応じたボリューム・ディスカウントが適用されます。また、導入後には低価格・高品質な商品への切替えも推奨しております。

（メリットその３）業務負担の軽減

清和ビジネスが購買支援を行い「ソロエルアリーナ」の握手機能を活用することで、購買プロセスをインターネット上で一本化。注文・支払い・勘定科目の管理など、購買業務にかかる手間や時間が大幅に短縮されます。

（メリットその４）アスクル以外の商品も購入できる

「ソロエルアリーナ」では、アスクルの事務・文具用品に加え、工場や研究所などで使われる安全用品や理化学用品など、さまざまな商品を購入できます。今まで複数の業者から購入していた商品も、一つの注文にまとめられる可能性があります。

まとめ：購買先を一本化し、業務の効率化を！

企業の購買にまつわる課題は多様です。特に、購買先が複数に分かれている場合に課題が発生しやすくなります。商品発注の管理が難しくなり、仕入れ作業が煩雑化。経費処理にも手間がかかります。結果、予期せぬ在庫切れや無駄遣いなど、他の問題にも派生してしまうでしょう。購買先を一つに絞るだけで、大幅に業務を軽減できます。

【業種・業界別の事例】

最後に、業種・業界ごとの具体的な利用事例をご紹介させていただきます。（清和ビジネスの専用サイトにリンクを貼っています）皆様ご自身に思い当たるお悩みがありましたら、ぜひ気軽にお問合せください。

■建設業界（建設・建築・ゼネコン・不動産）

＜お悩み＞代理店として窓口になっている会社の業務負担

■医療業界（医療・メディカル・ 外資・メーカー）

＜お悩み＞多様な専門商材の仕入れ業務が煩雑

■給食事業（給食・ 社員食堂・外食）

＜お悩み＞拠点・部署間で購入商品にバラつきがある

■美容業（エステ・脱毛サロン）

＜お悩み＞新店開店時の発注が手間

■製造業（シール材・断熱材・建材・工業製品・製造販売・研究開発）

＜お悩み＞複数通販併用で手間がかかる

■ホテル・宴会・宿泊施設

＜お悩み＞FAX注文でWEB化できていない。週１回の発注・納品が現場の業務負担に

■医療・介護施設・社会福祉法人・ケアハウス・特別養護老人ホーム・訪問看護・訪問介護

＜お悩み＞購買の管理と統制がとれず、業務が非効率的

■賃貸不動産仲介・建物管理・メンテナンス・リフォーム

＜お悩み＞物品の購買先の統一化ができず、各自が購入した商品の価格にも大幅な差が・・・

■ディーラー・中古車販売・外資

＜お悩み＞複数の購入先があることで、請求書の処理と、消耗品の購入にかかるコストが膨大に

■人材派遣・エンジニア派遣・請負

＜お悩み＞社員数が多く管理側で全体を把握できていない

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