拠点や部署が多い企業の「総務」「経理」ご担当者様のお悩みに『購買先の一本化』がおすすめな理由まとめました
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拠点や部署が多い企業の「総務」「経理」ご担当者様のお悩みに『購買先の一本化』がおすすめな理由まとめました

hataraku編集室

拠点や部署が多い企業では、備品購買時の作業や取引管理が煩雑になります。いつどこで誰が何を購入したか「見える化」したくても、リソースが足りず請求業務に追われてしまうこともあるでしょう。購買先が複数に分かれていて、全体像を把握することが難しいケースも考えられます。本記事では、備品購買にありがちな課題について見ていくとともに、清和ビジネスの購買支援サービスのメリットおよび導入事例についてご紹介します。

最初に:企業の備品購買における課題とは?

業務の内容や形態にもよりますが、備品購買にはさまざまな課題がつきものです。ここでは、企業の備品購買に関する典型的な課題を3つご紹介します。

<課題1>備品購買の管理・統制が難しく、事務処理が煩雑になってしまう

多くの法人を運営している法人グループ、部署が多い事業者、事業規模が大きく各地に拠点(店舗など)を持っている企業。こういったところでは、備品購買の管理・統制が困難になります。

例えば、「備品購買の際には役職者の承認が必要」という社内ルールが設けられているとします。しかし、急を要する場合に特例処理が行われるなど、ルールが厳格に守られない場面が出てきます。また、会社の業務形態によっては、社員各々に備品購買の経費がつくこともあるでしょう。それぞれの社員が備品を購入すると、購買数は膨大になり、誰がどこで何を購入したか管理するのは難しくなります。

そのほか購買管理ができないために、備品の在庫切れが起きてしまい、業務が滞ってしまうケースもあるでしょう。「備品の注文サイクルが早すぎる部署がある」といった異変に気づく機会を失うリスクもあります。購買を管理する部署の経費処理・請求書処理業務が煩雑になる問題も見過ごせません。

<課題2>購入する備品の種類・数が多く、発注に手間がかかる

事業内容によっては、購買する備品の種類や数が多岐にわたる企業も多いでしょう。たくさんの商品の中から必要な備品を探し出したり、買い忘れがないかチェックしたりするのは、大きな手間がかかってしまいます。

<課題3>業者側で発注・納品のタイミングや方法が定められており不便

備品の発注先業者によっては、発注・納品のタイミングや方法が定められている場合があります。業者によっては週に1回、決まった曜日にしか発注できないケースもあるでしょう。

発注日が固定されていると、長期休暇などで営業日がイレギュラーになった場合、発注予測が困難になります。在庫のストックを保管しきれなくなることもあるでしょう。また、発注方法がファクスのみと指定されている場合、デジタルデータとして履歴を残せないため、不便を感じることもあります。

清和ビジネスの購買支援サービス「ソロエルアリーナ」で課題解決。

これらの課題を解決するのが、清和ビジネスの「ソロエルアリーナ」導入及び運営支援サービスです。

ソロエルアリーナは、通常のアスクルサービスに「ボリュームディスカウント」と「購買管理機能」を付加した一括購買システムです。インターネット上で利用でき、管理や運用にかかるコストは0円。購買量に応じて割引が適用される「ボリューム・ディスカウント(最大10%割引)」も備えられています。

参照:アスクルとソロエルアリーナの違い

ポイントは、企業様の課題に合わせて「ソロエルアリーナ」の機能を活用し、運用することが課題解決への一歩であること。清和ビジネスは「アスクル正規取扱販売店」として、企業様の課題のヒアリングを重視し、お客様の状況に合わせて導入から導入後までをサポート。導入後も不明点があれば迅速に解決できる、万全のアフターフォロー体制を用意しており、安心してお使いいただけます。

導入によって期待できるメリットは、大きく分けて4つです。

(メリットその1)購買に関する管理・統制が可能になる

清和ビジネスの購買サービスを導入すれば、把握しにくい購買プロセスを全て「見える化」できます。誰がどこで何をいつ買ったのか一目瞭然になるため、無駄遣いの実態も把握可能です。購買の際に必ず承認が必要になるよう設定もできます。これらの機能によって、購買業務の内部統制を強化できるでしょう。

(メリットその2)コスト削減

例えば、部署ごとに購入していた備品を、清和ビジネスの購買サービスで一括購入することで、購買量に応じたボリューム・ディスカウントが適用されます。また、導入後には低価格・高品質な商品への切替えも推奨しております。

(メリットその3)業務負担の軽減

清和ビジネスが購買支援を行い「ソロエルアリーナ」の握手機能を活用することで、購買プロセスをインターネット上で一本化。注文・支払い・勘定科目の管理など、購買業務にかかる手間や時間が大幅に短縮されます。

(メリットその4)アスクル以外の商品も購入できる

「ソロエルアリーナ」では、アスクルの事務・文具用品に加え、工場や研究所などで使われる安全用品や理化学用品など、さまざまな商品を購入できます。今まで複数の業者から購入していた商品も、一つの注文にまとめられる可能性があります。

まとめ:購買先を一本化し、業務の効率化を!

企業の購買にまつわる課題は多様です。特に、購買先が複数に分かれている場合に課題が発生しやすくなります。商品発注の管理が難しくなり、仕入れ作業が煩雑化。経費処理にも手間がかかります。結果、予期せぬ在庫切れや無駄遣いなど、他の問題にも派生してしまうでしょう。購買先を一つに絞るだけで、大幅に業務を軽減できます。

清和ビジネスではアスクルで取扱いのある事務小物・オフィス用品・文房具だけでなく、多種多様な商品を取り扱っています。また、「お客様指定サプライヤ」機能を使えば、アスクル以外の取引先が販売する商品の注文や実績管理もできます。社員にIDを付与し、購買時の承認・申請フローを設定すれば、備品購買を「見える化」することも可能です。清和ビジネスの購買支援サービスは、利用事業者に合わせて柔軟に対応できるのが強みの一つです。備品購買で課題を感じている担当者の方は、ぜひ導入をご検討ください。

【業種・業界別の事例】

最後に、業種・業界ごとの具体的な利用事例をご紹介させていただきます。(清和ビジネスの専用サイトにリンクを貼っています)皆様ご自身に思い当たるお悩みがありましたら、ぜひ気軽にお問合せください。

■建設業界(建設・建築・ゼネコン・不動産)

<お悩み>代理店として窓口になっている会社の業務負担

■医療業界(医療・メディカル・ 外資・メーカー)

<お悩み>多様な専門商材の仕入れ業務が煩雑

■給食事業(給食・ 社員食堂・外食)

<お悩み>拠点・部署間で購入商品にバラつきがある

■美容業(エステ・脱毛サロン)

<お悩み>新店開店時の発注が手間

■製造業(シール材・断熱材・建材・工業製品・製造販売・研究開発)

<お悩み>複数通販併用で手間がかかる

■ホテル・宴会・宿泊施設

<お悩み>FAX注文でWEB化できていない。週1回の発注・納品が現場の業務負担に

■医療・介護施設・社会福祉法人・ケアハウス・特別養護老人ホーム・訪問看護・訪問介護

<お悩み>購買の管理と統制がとれず、業務が非効率的

■賃貸不動産仲介・建物管理・メンテナンス・リフォーム

<お悩み>物品の購買先の統一化ができず、各自が購入した商品の価格にも大幅な差が・・・

■ディーラー・中古車販売・外資

<お悩み>複数の購入先があることで、請求書の処理と、消耗品の購入にかかるコストが膨大に

■人材派遣・エンジニア派遣・請負

<お悩み>社員数が多く管理側で全体を把握できていない

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